Hoe NS haar 19.000 medewerkers betrokken en op de hoogte houdt met CooCoo™

De Nationale Spoorwegen was op zoek naar een alles in één oplossing voor het stroomlijnen van de interne communicatie via alle distributiekanalen. Het resulteerde in de in gebruik name van de CooCoo™ SaaS oplossing van Prisma.

Prisma heeft de technisch implementatie gerealiseerd en ervoor gezorgd dat het CooCoo™  platform op een professionele manier is geïntegreerd binnen de bestaande NS architectuur. De NS zal het platform dan ook gebruiken als basis voor de verdere realisatie van haar contentstrategie.

"CooCoo™" is een digitaal belevingsplatform waarmee meer dan 600 redacteuren de NS collega's door het hele land kunnen informeren via onder andere nieuwsbrieven, intranet, app en digital screens (narrowcasting). Zo blijven onze 19.000 medewerkers betrokken bij en op de hoogte van onze organisatie."

 

Nederlandse Spoorwegen

Eén keer creëren, overal publiceren
CooCoo™ is ontwikkeld rond het idee van één keer creëren, overal publiceren. Redacteuren worden met CooCoo™ instaat gesteld om gecreëerde content op alle gewenste kanalen te publiceren. Het platform ondersteund de redacteur met o.a. het automatisch schalen van afbeeldingen, het aanpassen van videoresoluties en het taggen van assets.

NS ambassadeurs
Een zeer interessante, en in de huidige wereld niet meer weg te denken, feature is de sociale media module. Hiermee is het voor de NS mogelijk om al haar medewerkers als organisatie ambassadeurs een podium te geven voor het delen van ervaringen en informatie met de buitenwereld.

Communicatieafdeling
De NS communicatieafdeling, bestaande uit 50 fte, verzorgd alle zakelijke communicatie binnen de Nederlandse Spoorwegen. Naast de primaire communicatie taken, faciliteert en beweegt de afdeling de organisatie om zelf te communiceren. Hierdoor zijn dagelijks meer dan 600 medewerkers actief als ‘redacteur’ op CooCoo™. Samen hebben ze inmiddels meer dan 300.000 berichten gepubliceerd en meer dan 10 miljoen nieuwsbrieven verstuurd. "

De communicatie van deze 600 ‘redacteuren’ is gericht op drie pijlers: B2C, B2B en B2E (business-to-employee). Via bijna 10.000 digitale narrowcasting schermen in treinen en servicewinkels verloopt de communicatie met ruim 1,3 miljoen dagelijkse reizigers.

NS medewerkers
De 19.000 NS-medewerkers worden m.b.v. CooCoo™ onder meer bereikt via nieuwsbrieven, het intranet, sociale media en apps. Nieuwsbrieven worden naast het bereiken van medewerkers ook gebruikt om te communiceren met retailers gevestigd op de landelijke NS stations.

CooCoo dashboard
Het CooCoo™ dashboard geeft de ruim 600 ‘redacteuren’ inzicht in het effect van hun communicatie. Zo is er real time inzicht in hoe de berichten worden geconsumeerd, wanneer nieuwsbrieven worden geopend en wat de top 10 artikelen zijn.

"Dan kun je de lus sluiten. We kijken dan met de redactie: wat heeft gewerkt en wat kan beter? Zo leren ze de context waarin ze opereren te begrijpen en kunnen ze uiteindelijk hun werk beter doen."

 

Nederlandse Spoorwegen

Enorme impact op interne en externe communicatie
"De impact van CooCoo™ op onze interne en externe communicatie is enorm. Het belangrijkste doel was om synergie in onze communicatie te krijgen. Dankzij het platform is het niet meer nodig om content afzonderlijke van elkaar op verschillende kanalen te plaatsen. Naast de enorme tijdwinst, voorkomt dit ruis tussen de kanalen en de gecommuniceerde informatie is overal 100% identiek."

Naast efficiënter is de NS-communicatie ook effectiever geworden, zegt de multichannel manager: "We kunnen onze doelgroepen veel beter bereiken. En dat gaat nog sneller. We hebben ons Customer Data Platform aan CooCoo™ gekoppeld om steeds meer gepersonaliseerde en aangepaste content aan te kunnen bieden."

Naast efficiëntere en effectievere communicatie heeft CooCoo™ voor de NS een enorme kostenbesparing opgeleverd, vertelt de multichannel manager.

"We gebruikten voorheen verschillende contentmanagementsystemen, onder andere voor narrowcasting en nieuwsbrieven. Door nu vanuit één platform te werken, besparen we aanzienlijk op onze communicatiekosten."

Nederlandse Spoorwegen

Eenvoudig, schaalbaar en aanpasbaar
Volgens de multichannel manager is CooCoo™ heel makkelijk in gebruik: "En dat moet ook wel, want elke redacteur - van secretaresse tot projectmanager - moet zijn eigen communicatie kunnen regelen. Ten opzichte van grote contentplatformen, zoals SharePoint en Salesforce, zit daar een groot voordeel in."

Ook roemt hij de schaalbaarheid en hoge mate van personalisatie.

"Je bepaalt zelf wat je distributiestrategie is en welke kanalen je wilt inzetten om je doelgroep te bereiken. Alles verandert ongelooflijk snel, vooral met B2C-activiteiten. Dan is het fijn als je applicatie meebeweegt. En dat je niet onnodig lang hoeft te wachten voordat er kanalen of mechanismen zijn toegevoegd, zoals bij grote, logge pakketten het geval is."